Confidentialité - PartenaireSanté

PartenaireSanté s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employés, bénévoles, membres, donateurs et autres intervenants. La présente politique de confidentialité décrit les renseignements personnels que PartenaireSanté recueille, la façon dont nous traitons les renseignements et les situations dans lesquelles nous pourrions divulguer ces renseignements. La politique s’appuie sur le document Code d’éthique relatif à la collecte de fonds et à la responsabilité financière d’Imagine Canada (anciennement appelé Centre canadien de philanthropie), et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Définition de « renseignement personnel »
Un renseignement personnel est tout renseignement concernant une personne identifiable. Un renseignement personnel (p. ex., nom, adresse, âge, information sur la carte de crédit, renseignement bancaire) n’inclut pas un renseignement qui ne peut pas être associé à une personne précise ou qui ne permet pas de remonter à une personne. Le titre commercial d’une personne ou ses coordonnées commerciales, ou un renseignement disponible dans le domaine public, comme la liste d’un annuaire téléphonique, n’est pas considéré comme étant un renseignement personnel.

Quels sont les renseignements recueillis par PartenaireSanté?
Les renseignements recueillis par PartenaireSanté représentent le minimum requis pour établir et entretenir une relation de bénévole, de participant à un événement ou de donateur avec une personne. Cela comprend :

les coordonnées et les renseignements sur l’identité comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le courriel;
l’information sur un don comme la date du don, le montant du don et le nom du conjoint ou partenaire s’il s’agit d’un don conjoint;
les renseignements financiers comme les méthodes et préférences de paiement, l’information de facturation et les renseignements bancaires (numéro de carte de crédit et date d’expiration, ou numéros de transit de compte chèque, afin de traiter un don);
d’autres renseignements personnels utilisés à des fins qu’une personne jugée raisonnable considérerait appropriés selon la situation (p. ex., si une personne a démontré un intérêt à participer aux Services de conférenciers à titre de bénévole, nous pourrions faire parvenir de l’information sur d’autres occasions de bénévolat à cette personne).

PartenaireSanté respecte les pratiques suivantes lors de la collecte, du stockage, de l’utilisation et de la suppression des renseignements personnels :

1. Responsabilisation : PartenaireSanté a la responsabilité des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui a pour fonction de s’assurer que l’organisation se conforme aux principes suivants :

2. Consentement : La connaissance et le consentement de la personne sont nécessaires à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels par PartenaireSanté. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par un représentant autorisé, comme un fournisseur qui traite les dons.

En fournissant des renseignements personnels à PartenaireSanté, la personne accepte et consent à ce que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité aux fins décrites dans la section 3 ci-dessous « À quelles fins PartenaireSanté recueille-t-il des renseignements? ».
Le consentement implicite suppose le consentement à toutes les communications et utilisations régulières des renseignements personnels, à moins qu’une disposition ne permette de refuser une utilisation particulière des renseignements personnels, par exemple, une case à cocher qui indique qu’un donateur ne souhaite pas recevoir de documents promotionnels de la part de PartenaireSanté. PartenaireSanté obtiendra le consentement explicite si les renseignements personnels sont utilisés à des fins médiatiques. Le consentement explicite peut être fourni oralement, électroniquement ou par écrit. De plus, le consentement d’une personne est nécessaire avant de divulguer les renseignements confidentiels à des parties externes ou à des tiers. Certains renseignements recueillis par PartenaireSanté sont nécessaires afin de satisfaire aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC) (p. ex., reçus aux fins de l’impôt). Il existe aussi des situations où l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est justifiée ou permise sans consentement. Ces situations peuvent inclure :

lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
lorsque PartenaireSanté croit, avec motifs valables, que cela est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
lorsque les renseignements sont publics.

Si nous utilisons les services d’un tiers pour traiter les renseignements personnels, nous signerons des ententes qui les obligent à protéger ces renseignements personnels d’une façon que nous jugeons acceptable et conformément à la LPRPDE. Le but de ces ententes est de s’assurer que les renseignements personnels reçus ou fournis à des tiers sont conservés à un niveau de sécurité équivalent à celui fourni dans la présente politique de confidentialité.

3. Identification des fins : les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis sont décrites ci-dessous. Il est important de souligner que nous demandons le consentement de nos membres avant d’utiliser leurs renseignements personnels à toute fin autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis à l’origine.

À quelles fins PartenaireSanté recueille-t-il des renseignements?
PartenaireSanté recueille des renseignements permettant d’identifier une personne au sujet des donateurs, des bénévoles et des participants aux événements afin de :

communiquer dans le cadre des activités régulières;
établir, entretenir et gérer nos relations avec une personne;
tenir la personne informée et à jour au sujet des activités de PartenaireSanté et de ses organismes membres;
traiter les dons et émettre des reçus aux fins de l’impôt;
reconnaître les dons;
traiter les candidatures des bénévoles et coordonner les activités connexes;
compiler des profils au sujet des directeurs et des membres des comités;
mener des activités de collecte de fonds;
analyser son propre rendement à l’interne en ce qui concerne les collectes de fonds et la gestion;
à toute autre fin à laquelle le consentement explicite est donné.

4. Limitation de la collecte : la collecte de renseignements personnels devra être limitée à ce qui est nécessaire dans le cadre de nos activités et de la collecte de fonds, comme il est décrit à la section 3 ci-dessus, « Quelles informations PartenaireSanté recueille-t-il et à quelle fin? ». Les renseignements devront être recueillis par des moyens justes et légaux.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention des renseignements personnels : les renseignements personnels ne devront pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne donne son consentement ou si la loi l’exige.

La durée pendant laquelle nous conservons les renseignements varie selon la nature des renseignements. Par exemple, nous conservons généralement l’information financière pendant au moins six ans, conformément aux règles et aux règlements de l’ARC. La période de rétention pourrait s’étendre au-delà de la relation de la personne avec nous. Lorsque PartenaireSanté n’a plus besoin des renseignements personnels, ils sont soit détruits physiquement ou supprimés.

À quel moment PartenaireSanté divulgue-t-il les renseignements personnels?
PartenaireSanté partage les renseignements personnels uniquement avec les employés ou les bénévoles qui ont besoin de ces renseignements pour établir, gérer et entretenir notre relation avec une personne aux fins décrites à la section 3 ci-dessus « À quelles fins PartenaireSanté recueille-t-il des renseignements? ». Nous ne vendons pas, ne troquons pas, n’échangeons pas et ne donnons pas les renseignements personnels à quelque tiers que ce soit, sauf si la personne l’autorise. Par exemple, nous ne fournissons pas de listes d’envoi à quelque tiers que ce soit.

Liens vers les autres sites Web affichés sur Partenairesante.ca
PartenaireSanté fournit des liens vers d’autres sites Web qui, selon PartenaireSanté, pourraient présenter un intérêt pour la personne. Puisque PartenaireSanté n’a aucun contrôle sur le contenu de ces sites Web, ces liens peuvent être mis à jour ou supprimés selon ce que PartenaireSanté juge approprié. Il faut savoir que PartenaireSanté n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité des autres sites Web pour lesquels nous fournissons des liens. Nous vous encourageons à lire les énoncés de confidentialité de chaque site Web qui demande des renseignements personnels.

6. Exactitude : les renseignements personnels devront être exacts, complets et aussi à jour que Afin de nous aider à assurer l’exactitude des renseignements, nous encourageons les gens à examiner, à corriger et à mettre à jour leurs renseignements personnels en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels (voir section 9 ci-dessous).

7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels recueillis par PartenaireSanté resteront confidentiels. Les employés de PartenaireSanté sont autorisés à accéder aux renseignements personnels uniquement en fonction de leur besoin de consulter ces renseignements pour la ou les raisons pour lesquelles ils ont été obtenus. Nous nous assurons également que tous nos employés qui consultent les renseignements personnels ont reçu une formation appropriée et qu’ils connaissent les mesures nécessaires et appropriées pour protéger les renseignements personnels.

PartenaireSanté utilise des mesures de sécurité physiques comme des classeurs verrouillés pour les renseignements concernant les données financières, la liste de paie, les emplois, l’impôt, l’information bancaire et les autres documents confidentiels et sensibles semblables. Nous disposons d’un lecteur réseau partagé pour les renseignements de bureau généraux et de lecteurs réseau protégés par un mot de passe personnel à chaque utilisateur qui est protégé/transféré lors du départ d’un utilisateur. Des ententes de confidentialité de nos employés sont signées dans tous les contrats d’emploi et contrats de consultation, et sont continuellement mises à jour par notre conseiller juridique. PartenaireSanté déchiquète les renseignements lorsque la loi l’exige; déchiquète les copies et les copies de travail de tout document qui seraient stockées sous clé et qui ne sont plus nécessaires, et déchiquète les renseignements qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Renseignements générés par le site Web :
PartenaireSanté utilise des dispositifs de sécurité technologiques appropriés (p. ex., pare-feu robustes, logiciel antivirus, mots de passe, logiciel de cryptage) afin de protéger tous les renseignements personnels que nous recevons en ligne. Lorsqu’une personne consulte notre site Web, notre serveur Web consigne automatiquement le nom de domaine et l’information standard au sujet du système d’exploitation et du fureteur utilisés, selon ce qui est fourni par le fureteur. Cette information est utilisée à des fins statistiques pour nous aider à gérer notre site; elle n’identifie personne de quelque façon que ce soit. Nous utilisons des témoins et d’autres technologies pour suivre les interactions sur notre site Web afin d’offrir une expérience personnalisée et d’améliorer notre site Web pour les consultations futures. Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web; ils sont fournis à titre pratique uniquement. Les sites Web de tiers peuvent avoir des politiques et des pratiques de confidentialité différentes de celles de PartenaireSanté, et PartenaireSanté n’assume aucune responsabilité pour les sites Web de ces tiers.

8. Transparence : PartenaireSanté affiche sa politique de confidentialité sur son site Web et rend l’information au sujet de ses politiques et pratiques concernant la collecte et la conservation des renseignements personnels disponible à l’ensemble des parties concernées. Nous serons heureux de répondre à toutes les questions que les gens souhaitent poser au sujet de la collecte et de la conservation des renseignements personnels; les lettres et courriels à ce sujet doivent être envoyés à notre chef de la protection des renseignements personnels (voir la section 9 ci-dessous).

Les donateurs qui souhaitent que leur nom ou le montant de leur don ne soit pas rendu public resteront anonymes.

9. Accès individuel : sur demande, la personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ses renseignements. Nous invitons les gens à vérifier l’exactitude et l’intégralité des renseignements et à les faire modifier le cas échéant.

Les demandes doivent être acheminées par écrit ou par courriel à notre Chef de la protection des renseignements personnels (voir ci-dessous).

Demandes de renseignements et d’accès
Didier Paultre, chef de la protection des renseignements personnels
Bureau national de PartenaireSanté
150 rue Elgin, bureau 1051, Ottawa, ON, K2P 1L4
Téléphone : 613-562-1469; poste 230
Sans frais : 1 877-615-5792
Courriel : info@healthpartners.ca

10. Contestation de la conformité : une personne pourra contester la conformité aux principes susmentionnés auprès du chef de la protection des renseignements personnels. Si une personne souhaite être ajoutée ou retirée des listes de PartenaireSanté, elle doit envoyer une demande par écrit ou par courriel au chef de la protection des renseignements personnels.